Chaque entreprise est concernée par le récolement de ses archives, même si cela ne constitue pas la seule obligation en la matière. Qu’est-ce que c’est et comment faire : nous nous penchons sur la question.
Récolement des archives : de quoi s’agit-il
Chaque année, des personnes pourtant bien attentionnées suppriment ou égarent des documents qui devraient être conservés. Si cela peut concerner des particuliers, il est évident que parfois les conséquences peuvent être plus importantes pour les entreprises. En effet, il est toujours possible de devoir présenter un document, voire plusieurs pour répondre à certaines obligations fiscales ou litigieuses.
S’assurer que l’on a bien toutes ses archives et donc en faire un inventaire, c’est ce que l’on appelle le récolement.
Il s’agit d’une tâche fastidieuse d’autant qu’en fonction de la masse salariale d’une structure et de son nombre d’années d’activité, cela peut concerner des dizaines de milliers de feuillets qu’il s’agit alors de recenser.
Suite à cela, quand on sait que la valeur probatoire est échue, il convient de faire un tri et de supprimer lesdits documents. Attention à ne pas se tromper en fonction de la nature de ces derniers ce qui peut toujours faire douter et hésiter un chef d’entreprise soucieux de bien faire, mais conscient que cela pourrait lui porter préjudice s’il se trompait.
Pour se soulager de cette tension et faire face à leurs obligations en matière d’archivage, de nombreux responsables font appel à des sociétés spécialisées qu’ils rémunèrent à la tâche en fonction de leurs besoins.
Qui peut aider les entreprises à faire leur récolement ?
Les sociétés d’archivage sont des structures qui peuvent répondre présentes pour de nombreux besoins. Le récolement en fait partie, mais il est évident que cela n’est que le début de ce que l’on peut leur demander.
Comment faire un récolement en tenant compte de la réglementation en vigueur ? Il est évident qu’il faut une traçabilité à toute épreuve, ce qui suppose de tenir un registre précis. Chaque document est ainsi listé en indiquant son nom, sa nature, sa date de péremption et qui s’est chargé d’établir ledit document.
Ce travail permet de faciliter le tri et ensuite la suppression des documents qui n’ont plus d’utilité. Là encore, il s’agit de respecter certains protocoles car les informations que les documents comprennent peuvent faire le bonheur de personnes qui pourraient les revendre à des tiers.
Les sociétés d’archivage ; une fois qu’il est établi que le document n’a plus aucune valeur ; sont en capacité de le détruire pour qu’il ne puisse pas être utilisé.
La transition numérique est venue compliquer la vie de toutes les entreprises, car si les atouts de cette méthode ne sont plus à prouver, il s’agit pourtant en premier lieu de la mettre en place, ce qui n’a rien d’anodin, en fonction de la taille de la structure ou encore de la nature de l’activité qu’elle exerce.
Toutes les entreprises ne sont pas encore au fait de la facturation électronique ; qui n’est qu’une amorce de ce que l’on attend des structures pour être plus compétitives et productives.
On peut tout à fait demander de l’aide pour cela à une société d’archivage. Elle connait les protocoles, les réglementations, peut prodiguer les conseils, des formations pour que cette transition se fasse le plus en douceur possible.
Le chef d’entreprise a tout à y gagner car vis-à-vis d’une structure concurrente qui aurait pris du retard dans ce domaine, cela constitue une indéniable plus-value ; et une preuve de professionnalisme.
Les salariés, une fois roués à cette nouvelle manière de travailler vont constater d’eux-mêmes les premiers effets : plus productifs, plus rapides dans leur tâche, cela va améliorer leur confiance en eux, ce qui constitue un cercle vertueux intéressant.